Nyheter i Microsoft 365 – oktober

Nyheter i Microsoft 365 – oktober

Här kommer sammanställningen över alla förändringar som gjort eller är på gång i Microsoft 365 plattformen. Det är väldigt mycket, både smått och stort som händer. Speciellt administratörs-delen är lite större denna gången, något som tyder på större backend förändringar som kan påverka vardagen för oss som hjälper kunder att anpassa sig till de förändringar som görs.

Outlook Win

Äldre versioner av Outlook kommer inte att kunna ansluta mot Microsoft 365.

Från 1 nov kommer man inte längre att kunna ansluta till tjänster i Office/Microsoft 365 med versioner äldre än nedan:

Office 2013 version 15.0.4940.9999 och äldre

Office 2016 version 16.0.4599.9999 och äldre

Microsoft 365 Apps for Enterprise version 1705 och äldre

Microsoft 365 Apps for Business version 1705 och äldre

Dags att uppgradera om du ligger på någon av dessa versioner och vill fortsätta kunna ansluta mot tjänster i Microsoft 365. Kontakta oss för mer information om hur du ska uppdatera.

Outlook och LinkedIn. Det blir inte längre ett krav att knyta sitt LinkedIn konto för att se information från LinkedIn kopplad till information om en användare. Om du håller muspekaren över en användare i Outlook får du upp en LinkedIn symbol, tidigare har det varit tvunget att länka sitt konto för att få information i denna flik. Framöver kommer publik information att visas, vill du ha privat information baserat på att du är kontakt med personen måste du fortfarande knyta ditt konto.

Exchange

Arkivering Mailboxar som tidigare haft obegränsad arkivering får nu ett tag på 1,5 TB som inte kommer att kunna utökas. Denna arkiveringsfunktion är bara för personliga mailboxar.

Teams

Power BI app kommer att bli tillgänglig för Teams. Det blir enklare att dela och hitta rapporter i Teams. Utrullning påbörjas i november och slutförs sent i december. Appen kommer att installeras automatiskt om Power BI tillåts i Teams admin portal och man slår på automatisk installation i Teams admin center. Auto-install görs första gången användaren besöker PowerBI portalen.

Ny söksida i Teams. Microsoft lanserar en ny söksida i desktop-versionen av Teams. Den ska med AI göra det enklare att hitta innehåll, personer och meddelanden med fler filtreringsfunktioner. Denna börjar rullas ut tidigt i november och beräknas vara klar i mitten på november.  

Ny dedikerad meny för möteslayout Alternativ för att ändra vy i möten mellan Galleri, Stort Galleri och tillsammans-läge kommer att hamna i en egen dedikerad meny.

Anpassad Lists mall Företag kommer att kunna skapa egna Lists-mallar som är specifika för just ert företag. Har ni Lists som är återkommande för t.ex. projekt kan du skapa mall för detta. Funktionen ska vara tillgänglig till i mitten på november.

Musik-läge Nytt läge för att dela Musik i ett möte. Påverkar ljudkvaliteten i mötet.

Ändring av antal deltagare i stora galleriet  Stora galleriet får stöd för upp till 96 deltagares video.

Stöd för Teams på Android Teams appen för Android kommer ta bort stöd för enheter med Android 7 och lägre. Stöder kommer att plockas bort med början för Android 5 i mars 2022 för att sedan ta bort 6 i juli och 7 i september 2022.

Uppspelningshastighet för inspelade möten Möjlighet kommer att finnas att justera uppspelning av inspelade möten mellan 0,5x till 2x.

Möjlighet att ändra bakgrund i webversionen av Teams-klienten. Lägg suddig bakgrund eller sätt en bild som bakgrund även i webklienten.

Lägg på etiketter för sekretess från mallar Om du skapar Team från en mall kan du också inkludera etiketter för sekretess på Teamet och dess resurser.

Sharepoint och Onedrive

Etiketter för kvarhållning. För att skapa en konsekvent upplevelse kommer filer som markerats med etikett där filen ska bevaras under en viss period numera att kunna tas bort av en användare, och hamnar då istället i biblioteket för bevarande, på samma sätt som OneDrive fungerar. Det kommer att gå att återgå till standardinställning, att användaren inte alls kan ta bort filen i Sharepoint, men detta kommer att kräva en manuell inställning.

Nya mallar för Sharepoint-siter Det kommer nya site-mallar för detaljhandel, välgörenhet och hälso- och sjukvård. Du kommer åt dessa mallar genom att skapa en webbplats och sedan gå på inställningar och använda en webbplatsmall.

App-bar på Sharepoint startsida Kan tillfälligt vara otillgänglig under perioder fram till mars 2022. App-baren hittar du längs till vänster på Sharepoint startsida.

Taggning av bilder Laddar man upp bilder till Sharepoint bibliotek skapas också automatiskt en kolumn för taggar. Denna ersätts från att vara read-only till att vara en kolumn som är ändringsbar för slutanvändare. Nya kolumnen heter Image Tags på engelska istället för Tags och flows måste anpassas till denna nya kolumn.

Ny site wizard, ny upplevelse En uppdaterad upplevelse om man ska skapa nya Sharepoint siter. Det ska bli enklare för den som skapar att förstå roller och rättigheter.

Övrigt

Excel 4.0 makron stängs av som standard. För att höja säkerheten kommer makron som är gjorda i Excel 4.0 att stängas av som standard. Inställningen Aktivera Excel 4.0-makron när VBA-makron är aktiverade kommer som standard att vara avbockad. Det kommer att gå att bocka i den igen om så önkas. Förändringen rullas över tid och beräknas vara klar i slutet på december.

Power Apps och lists Power apps kan nu visa bilder från bild-kolumnen i lists.

Office paketet i Windows Kommer att få en sektion för rekommenderade filer. Denna funktion har funnits sedan innan på webben och använder AI för att föreslå dokument som det är troligt att du är intresserad av att arbeta med.

Microsoft Forms Planerad migrering av data som visas i flik 3, ”Delade med mig”. Data migreras från USA till Europa och detta pågår mellan 13 nov till 13 dec, 2021.

Viva learning Nyttverktyg från Microsoft som är en lär-plattform med integration till övriga Microsoft 365. Denna plattform kommer att finnas tillgänglig för alla från och med tidig november.5

Viva Praise historik Om du får beröm eller praise av någon eller ger till någon annan så kommer man kunna se historik för detta 6 månader bakåt i tiden. Detta kommer att inkluderas i Viva Insights appen i Teams.

Administratörer

Exchange

Förhöjd säkerhet Microsoft höjer säkerheten och kommer inte att släppa igenom mail som med hög säkerhet klassas som SPAM, oavsett vad dina regler och vitlistningar säger. Är Microsoft säker på att mail är SPAM kommer dessa att läggas i karantän oavsett om du har skapat transportregler som vitlistar domäner eller IP-adresser. Detta eftersom man anser att många har skapat för breda regler som släpper igenom alltför mycket. Då man är relativt säkra på sina klassificeringar och har testat detta stegvis gör man därför denna ändring.

Som administratör är det möjligt att man använt dessa regler för att släppa igenom SPAM i samband med Phishing simuleringar. Där rekommenderas man istället att använda Advanced Delivery policy för att släppa igenom dessa. Med detta nya verktyg säkerställs dessutom att Phishing simulering klassificeras på rätt sätt och inte dyker upp som potentiella hot.

Basic Authentication tas bort Basic autentisering har tagits bort på protokoll som inte används. Från 1 okt 2022 kommer man att ta bort basic autentisering även från protokoll som används, undantaget SMTP Auth, som kommer att kunna återaktivera det även efter okt 2022.

Tidigt 2022 kommer man att temporärt slå av Basic Auth under en period på 12-48 timmar. Under tiden det är avaktiverat kommer klienter som använder basic autentisering inte att fungera. Ställer detta till problem kan admin återaktivera det snabbare genom självbetjäningsverktyg som finns beskrivna här:

https://techcommunity.microsoft.com/t5/exchange-team-blog/basic-authentication-and-exchange-online-june-2021-update/bc-p/2599824#M31057

Detta är ett sätt för Microsoft att låta dig se vad detta kommer att påverka under en kortare period och hjälpa dig att förbereda för sluta använda basic auth.

Meddelandespårning. Det har tidigare meddelats att meddelandespårning kommer att försvinna från säkerhetscentret och flyttas till Exchange Admin Console. Detta kommer att fördröjas och förväntas klart mot slutet av November.

Mailbox forwarding Har du mailboxar som vidaresänder mail till Onpremise servrar och som i sin tur sedan skickar mail vidare ut på internet så behöver man se över och skapa Sender Rewriting Scheme SRS på connectors mot On Prem för att säkerställa leverans. Detta för att SPF ska fungera vid leverans till externa servrar.

Förenklad DKIM konfiguration Ny portal för att enklare kunna konfigurera DKIM. Detta är ett led i att säkra upp era domäner och förenkla för mottagare att säkerställa att det är ni som skickat mail, samt att tillsammans med DMARC få rapporter över vilka som sänder mail från era domäner. Kontakta oss för mer information och hjälp.  https://security.microsoft.com/dkimv2 

Övrigt

Etiketter och policys för känslig information. Om man arbetar med automatisk genomsökning efter känslig information (Ex. Vis data loss prevention, Information governance eller liknande) kan man arbeta med värden för hur många träffar som tillåts i ett dokument. Högsta värde kommer att justeras till 500. Har man satt värden över 500 kommer dessa inte att matcha och behöver därför justeras. Önskar man matcha på dokument med mer än 500 ska man sätta 500 eller Alla instanser.

Dynamiska policy scopes och etiketter Dynamiska policy scopes underlättar för att dynamiskt hitta och tilldela principer för t.ex. kvarhållning till en Dynamisk grupp av användare, Sharepoint siter eller Microsoft 365 grupper. Policy kopplas till egenskaper eller attribut.

Problem att ansluta till OneDrive Personal via Office.com En del användare kommer inte åt sin OneDrive från Office.com. Om detta inte fungerar kan man behöver gå in via sin Tenant-URL och accessa sin OneDrive. Efter att ha gjort detta en gång skrivs UPN till OneDrive in i Azure och det ska fungera igen. Detta gäller specifikt användare som ändrat sin UPN under tiden Sep 18, 2021 till okt 2, 2021.

Lagring av Planner tasks Uppgifter som är tilldelade till en användare kommer att sparas som en kopia i användarens Exchange-mailbox. Detta görs för att förbereda för bättre integration med to-do och även för att möjliggöra e-discovery.

Nyheter i Microsoft 365 – september

Nyheter i Microsoft 365 – september

Så går ännu en månad mot sitt slut, och hösten har gjort sitt intåg på riktigt. Microsoft har verkligen satt fart. Det har hänt, och kommer att hända en hel massa saker framåt. Jag har försökt sammanställa alla funktioner nedan uppdelat i olika rubriker så att du enkelt ska kunna hitta det du är intresserad av. En del funktioner är lite mer avancerade och görs för hela organisationen, dessa har jag samlat under rubriken Administratörer.

MAC

2×2 bilder i möten för Safari. Framöver kommer du att kunna visa 2 x 2 deltagare i Safari när du är med i Teams möten.

Möjlighet att ringa 1:1 samtal i Safari kommer att komma. Ska vara klart till siste oktober.

Teams

Forms i Teams-möten. Namnet på Forms kommer att ändras till Polls i möten och chat. Framöver kommer du inte bara att kunna ställa en fråga med fördefinierade alternativ i ett möte. Det kommer att komma ett alternativ som heter word-cloud, som helt enkelt låter deltagare brainstorma ord, gilla andras ord och visa ett word-cloud som är precis som det låter ett moln med alla ord som deltagare föreslaget. Du som presentatör kan avgöra om molnet med ord ska visas i realtid eller om du ska dela med dig i efterhand.

Teams. Dela innehåll från kameran. Riktar du kameran mot t.ex. en whiteboard så kan du välja att dela innehåll från kameran. Kameran identifierar då whiteboarden och zoomar in på det du skriver. Vidare kan du filma whiteboarden från sidan, Teams rätar då upp och zoomar in. Detta gör att du kan visa whiteboarden utan att du själv står i vägen. Du kan också välja att använda en kamera som en dokumentkamera för att dela icke-digitalt material. Beräknas vara allmänt tillgängligt i slutet på oktober.

Teams: Möjlighet att vara med i möten i andra organisationer som anonym deltagare. Som det är nu kan du bara vara med anonymt om du använder webklienten, möjlighet kommer att komma att vara med anonymt även med desktop-klienten.

Teams: Möjlighet att svara på specifika meddelanden i Teams. Klicka på meddelandet du vill svara på, tre prickarna i övre högra hörnan och svara, så får du automatisk en kopia på meddelandet du svarar på.

Teams: End to End kryptering. Möjlighet att slå på kryptering mellan endpoints kommer. Detta kräver dock att Administratörer slår på policyn i admin-center samt att slutanvändare slår på det i klienten. Kontakta oss för mer information.

Teams Room system: Nya funktioner och nytt utseende för Rumssystem. Om ni använder ett Teams Room system så kommer ni att få ny design på pekskärmen som används för att hantera mötet. Framöver kommer man att kunna hantera alla nya funktioner för deltagare som tillkommit. Pinna användare som du vill se, eller välj spotlight för att visa alla deltagare i mötet dessa deltagare. Vidare kan du i deltagarlistan se vilka behörigheter en användare har.

Teams Live Event. Nu äntligen kommer det möjlighet att återstarta ett Teams live event. Tidigare har ett stängt LiveEvent inte gått att återstarta. Om Eventet stängdes på grund av nätverksproblem var det inte så kul tidigare. Då var du tvungen att skicka ut en ny länk till alla deltagare, eller använda URL förkortare att gömma din möteslänk bakom. Nu kommer du att kunna återstarta ett avslutat live-event.

Sharepoint

Hybrid sökfunktion uppdateras. Har du miljö där du använder både egna Sharepoint servrar och Sharepoint Online. För att det ska fortsätta fungera måste man uppdatera konfigurationen innan 1 okt. Kontakta oss för mer information

Möjlighet att associera Hubbar med varandra för att expandera sökfunktionen över flera hubbar.

Möjlighet att infoga inline-bilder i text-avsnitt på Sharepoint-sidor, ger möjlighet att få texten närmre bilden än att dela upp i 2 spalter och lägga bild på ena sidan och text på andra.

Exchange

Uppdatering har gjorts i listan över filtyper som automatiskt blockeras. Numera ingår även iso’, ’.cab’ and ’.jnlp’ filer bland filer som automatiskt blockeras.

Microsoft 365 generellt

Microsoft Lists, numera kan listor synkroniseras så att de är tillgängliga offline. Detta kommer att underlätta när man har större listor, då det kommer att bli lättare att kunna ändra vy, filtrera eller gruppera även större listor. Vidare kommer det att skapa mindre nätverkstrafik.

Microsoft Lists: Delningslänkar, möjlighet att dela listor till andra användare likt hur du delar filer och mappar.

Insights i Microsoft 365 ändrar namn till Microsoft Viva. Idag får du med jämna mellanrum mail som berättar om dina vanor och hur effektivt du arbetar. Dessa kommer att få ny design och kommer att heta Microsoft Viva, eftersom detta kommer att flyttas in i Microsoft Viva som är Microsofts nya plattform för att öka engagemanget bland medarbetare. Microsoft kallar det själva: en medarbetarupplevelse som för samman kommunikation, kunskap, utbildning, resurser och insikter. Du kommer att få höra mer om Viva framöver!

Excel Power View pensioneras. Power View använde Silverlight som är ett tillägg till webbläsaren och som inte längre supportas. Microsoft hänvisar till Power BI istället.

Editeringsverktyg för foton i OneDrive. Enklare redigering av bilder kommer att kunna göras för bilder som ligger i OneDrive. Redigeringen kommer att göras via enklare reglage och innefattar att kunna beskära, ändra exponering m.m. Till en början endast för JPEG, inom kort även PNG bilder. Klart till i slutet på oktober.

Forms: Nya möjligheter att sortera undersökningar och skapa kollektioner.

Administratörer

Teams – Åtkomst till Realtids- data för möten i Teams admin center. Denna funktion är för närvarande i PreView och kommer att kräva en add-on licens framöver. Funktionen är tänkt att underlätta felsökning när Teams möten inte fungerar som tänkt.

Teams – Rättigheter Kanaler. Om man använder privata kanaler skapas en separat Sharepoint site för den kanalen. Att hantera rättigheter för denna Subsite ska göras från Teams. Framöver kommer möjligheten att ändra rättigheter i Sharepoint att tas bort.

Teams – Preview användare:. Indikator för användare som är i Public Preview. Användare som är i Public Preview får tillgång till nya funktioner före andra användare. För att se att en användare har tillgång till Public Preview kommer ett litet P att läggas till på din avatar.

Teams: Operator Connect. Möjlighet att direkt från admin-centret välja en operatör för Voice för att på så sätt enkelt koppla på Telefoni i Teams. Tanken är att ytterligare förenkla möjligheten att få Telefoni direkt in i Teams. Extra licenser från Microsoft för att hantera växel kan tillkomma.

Exchange: Classic Exchange Admin Center vyn pensioneras. Den nya vyn kommer att ta över från och med 1 sep 2022.

Exchange: Från 1 okt 2022 kommer Microsoft att helt ta bort Basic Autentisering. Idag har Microsoft tagit bort det från protokoll som inte används. 1 okt 2022 tar man bort det helt. För att få lite mer information om vad de olika punkterna betyder så kan du läsa mer här:


Vi på Essensus jobbar dagligen med Office 365 och kan erbjuda utbildningar, genomgång av vad som finns i Office 365 och hur du kan dra nytta av det. Vidare ser vi till att era datorer är uppdaterade och fungerar som de ska. Hör av dig till oss!

Nyheter i Microsoft 365 – aug

Nyheter i Microsoft 365 – aug

Nedan tänkte jag försöka sammanfatta de nyheter som jag tycker är viktiga, och berätta lite vad de betyder för dig och ditt företag. Detta är alltså meddelanden om pågående förändringar som Microsoft skickat ut. Kanske kommer den funktionen som just du sitter och väntar på i kommande release? Kommentera gärna om detta är något du skulle vilja se mer av. Jag har försökt dela in informationen i olika avdelningar så att det ska bli lätt att hitta det just du är intresserad av.

Uppdateringar Aug:

MAC

OneDrive klienten kommer inte att uppdateras eller supporteras på MAC OS 10.13 och äldre. Innebär att nyare OneDrive klient ev. inte kommer att fungera på din MAC. Att uppgradera är viktigt även av säkerhetsskäl. Om det inte går att uppdatera din MAC, hör av dig till oss.

Inget stöd för MAC OS 13 för Outlook Även här drar Microsoft in sitt stöd för äldre versioner av MAC OS. Outlook kommer framöver bara att supporta MAC OS 13 och nyare.

Teams Mobile support för iOS13 och äldre försvinner

Inkludera ljud från datorn i delning under möten i Teams. Microsoft kommer löpande att släppa möjligheten att dela ljud i samband med att man delar sin skärm i ett möte även för MAC-användare. Första gången detta sker krävs en installation av ljuddrivrutiner.

Windows

Internet Explorer 11 stöds inte längre för Microsoft 365 tjänster och applikationer. 17 aug slutar Microsoft att ge support på Internet Explorer 11 för Microsoft 365 applikationer och tjänster. Man kommer helt enkelt att fokusera på nyare webbläsare som har bättre möjlighet att supporta alla nya funktioner som kommer.

TEAMS

Inspelade Möten kommer att tas bort efter 60 dagar som standard, samt framöver kommer de att sparas i Sharepoint. Microsoft sparar inte längre inspelade möten i Stream utan istället i OneDrive eller Sharepoint beroende på typ av möte. Som standard kommer dessa att tas bort efter 60 dagar. Denna tid kan ökas eller minskas av administratör. Eventuella kvarhållnings-principer går alltid före denna inställning. Användare kan manuellt ta bort inspelningen före 60 dagar. Hör av dig till oss om du vill ha hjälp med detta eller diskutera djupare.

Anpassade inbjudningar och lobbys till Teams-möten. Med denna funktion kan man ladda upp logo och anpassa inbjudningsmeddelanden och lobbyn med företagets logo och detaljer. Kommer att kräva licens från årsskiftet. Hör av dig till oss för att diskutera djupare.

Möjlighet att bestämma vad som ska visas när någon delar innehåll i Teams. Möjlighet att välja att byta plats på kamera och delat innehåll kommer att komma tillbaka, vilket gör att du kan själv välja att visa kamerabilden på deltagarna i den centrerade bilden.

Presentatörer kan hantera Breakout-rooms. Denna uppdatering kommer bara att fungera i skrivbordsversionen av Teams. Framöver kommer Organisatören av mötet att lägga till presentatörer i mötet som breakout-room administratörer. Detta kommer att göra att man kan hantera Breakout rooms och bli admin i dessa. Organisatörer kommer också att kunna skapa rum i förhand innan mötet och tilldela deltagare i dessa rum.

Sharepoint

Avsnitt som kan vecklas ut på Sharepoint-sidor När du skapar väldigt innehållsrika Sharepointsidor kan du välja att göra vissa avsnitt expanderbara. Du som skapar väljer hur sidan ska laddas som standard.

Exchange

Spårning av mail flyttas till Exchange Admin Center. Tidigare har man spårat meddelande via Security and Compliance Center, men detta flyttas till Exchange Admin Center och det är även där framtida utveckling kommer att ske.

Onedrive

”Delad med” i OneDrive. När du delar en fil kan du se vilka andra du redan delat den med i botten av dialogrutan för delning.

Office 365 generellt

Uppdaterad Whiteboard App för enhetlig upplevelse över alla typer av enheter. Microsoft kommer under september att släppa en ny och uppdaterad Whiteboard-app med många nya funktioner. Appen kommer att ha samma funktioner och fungera på samma sätt oavsett om det är Windows, Android eller iOS. Nya funktioner inkluderar 15 olika färger på pennor, sticky notes, read-only mode, laser-pekare, bättre prestanda, 30 olika mallar, egen bakgrund, linjal, Visa andra deltagares pekare m.m.

Planner light-planer. Planner har tidigare kopplats till Office 365 grupper. Med denna uppdatering kan man i sittande möte skapa tasks som samlas i en Planner-light plan som inte är kopplad till Office 365 grupp, utan Azure AD grupp. Alla i gruppen har samma rättigheter för planner-sidan och kan lägga till / ta bort uppgifter, medlemmar m.m.

PowerPoint Live: Presentera från PowerPoint WebAppen direkt till en Teams-publik med hjälp av ett enda klick.

ToDo appen måste uppdateras. Microsoft uppdaterar ToDo’s backend servrar, vilket gör att du måste ha klient 2.49 eller senare.

Administratörer

Rapporter anonymiseras som standard. Rapporter som tas ut över organisationens användande är som standard anonymiserade. Detta kan återställas under Settings > Org Settings > Services page. Att ändra detta genererar en loggad händelse i auditeringsloggen.

Vi på Essensus jobbar dagligen med Office 365 och kan erbjuda utbildningar, genomgång av vad som finns i Office 365 och hur du kan dra nytta av det. Vidare ser vi till att era datorer är intrimmade och fungerar som de ska. Hör av dig till oss!